Заголовок к тексту документа можно не составлять

Как оформлять деловые документы в России

Заголовок к тексту документа можно не составлять

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.

Источник: ГОСТ Р 7.0.97-2016

Мы прочитали его весь — вот главное.

В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами. От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить. Если все договорятся, что адресат там-то, заголовки выглядят так-то, а лучший шрифт для работы такой-то, то всем будет немного легче работать.

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты рекомендуют такие:

  1. Times New Roman, размеры 13, 14.
  2. Arial, 12, 13.
  3. Verdana, 12, 13.
  4. Calibri, 14.

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

  1. Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
  2. Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
  3. Между буквами — обычный.
  4. Между словами — один пробел.
  5. Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
  6. Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.

Минимальные поля для всех документов:

  • левое — 20 мм;
  • правое — 10 мм;
  • верхнее — 20 мм;
  • нижнее — 20 мм.

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

  1. 19.10.2018;
  2. 19 октября 2018 г.

Вот так предлагают по госту оформлять угловые бланки на примере Росархива. Нижняя строчка — для ссылки на документ, на который отвечаютЭто пример оформления продольного бланка из госта для документов

Если в документе есть что-то секретное, нужно написать об этом прямо в реквизитах. В старом госте такого вообще не было. Слова «Коммерческая тайна», «Только для служебного использования» или «Конфиденциально» нужно писать в правом верхнему углу. Если документ на нескольких листах, пишут на титульном.

Адресатом может быть фирма или человек. Его всегда пишут справа — под реквизитами автора документа или в верхнему углу. Тут есть изменения по сравнению с прежними правилами.

Если адресат — человек, нужно писать в дательном падеже:

Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И. И.

Если адресат — компания, тогда название пишут в именительном падеже, хотя это тоже «кому»:

Министерство финансов Российской федерации

Если адресат — подразделение или филиал, название фирмы пишут в именительном, а подразделение и должность — в дательном падеже:

ООО «Завод Литий» Начальнику транспортного цеха

Петрову П. П.

Смотрите, как изменилось место для инициалов адресата. По старому госту их следовало писать перед фамилией:

А теперь — после фамилии:

А еще можно добавить «г-ну» или «г-же». Раньше так было не принято.

По госту в документе не должно быть больше четырех адресатов. Если их все-таки больше, тогда есть два варианта:

  1. составить отдельный список адресатов и к нему приложить документ;
  2. указать адресатов без фамилий, просто: руководителям филиалов такого-то банка.

Перед каждым следующим адресатом не нужно писать слово «копия».

Из заголовка должно быть понятно не только что это за документ, но и о чем он.

Плохой заголовокХороший заголовок
ПриказПриказ о повышении заработной платы

Плохой заголовок

Хороший заголовок

Приказ

Приказ о повышении заработной платы

Заголовок документа выравнивают по левому краю или по центру. Если документ из 4—5 строк, можно без заголовка. Раньше тоже было можно, но для формата А5. Теперь условие о формате убрали, потому что гост касается и электронных писем тоже.

Если документ составили на основе какого-то закона, письма, постановления, внутреннего приказа компании, то его нужно указывать со всеми реквизитами: номером, датой, составителем, названием.

Если есть приложения, их перечисляют внизу, нумеруют список и указывают количество страниц.

Это зависит от вида документа. В коммерческом предложении покупателю можно писать как захочется. Но в официальных документах, уставах и кадровых приказах так лучше не делать.

Вид документаФорма обращенияПример
ПриказПервое лицо, единственное числоПриказываю
Документ от имени органа из нескольких человекТретье лицо, единственное числоСобрание собственников решило (а не «мы решили»)
ПротоколТретье лицо, множественное числоВыступили, слушали, решили
Инструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводовТретье лицо, единственное или множественное числоКомиссия проверила, отдел организовал, на собрании присутствовали
Деловые и служебные письмаПервое лицо, любое число или третье лицо, единственное числоПрошу направить, считаем необходимым, отдел продаж предлагает

Форма обращения

Первое лицо, единственное число

Вид документа

Документ от имени органа из нескольких человек

Форма обращения

Третье лицо, единственное число

Пример

Собрание собственников решило (а не «мы решили»)

Форма обращения

Третье лицо, множественное число

Пример

Выступили, слушали, решили

Вид документа

Инструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводов

Форма обращения

Третье лицо, единственное или множественное число

Пример

Инструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводов

Вид документа

Деловые и служебные письма

Форма обращения

Первое лицо, любое число или третье лицо, единственное число

Пример

Прошу направить, считаем необходимым, отдел продаж предлагает

По госту с большой, но только в обращениях. А вы уж сами решайте.

По госту да, причем с восклицательным знаком. Вот так:

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемая Елена Ивановна!

В адресате и тексте инициалы пишут после фамилии: Иванов И. И. А в подписи — перед ней: И. И. Иванов. Мы не знаем, почему так.

Если документ на фирменном бланке, название компании в подписи можно не писать. Если вверху уже указана должность автора, то внизу хватит только подписи и инициалов с фамилией.

На фирменном бланке не указывают название компании в подписи

Если подписей несколько, их располагают друг под другом по подчиненности или убыванию важности. Сначала директор, потом зам, а потом зам зама.

Сначала подписывает директор, потом — главбух

Если в договоре или письме уже указали директора, а подписать пришлось кому-то другому по доверенности, нельзя писать «за» перед должностью, хотя многие так делают. Нужно от руки исправить фамилию или поставить штамп.

Теперь гост не только для бумажных документов. И не только для обычных писем по электронной почте. Если подпись электронная, ее реквизиты должны стоять там же, где стояла бы ручная. Она не может перекрывать текст.

По госту отметка электронной подписи должна выглядеть и располагаться вот так

Печать не должна перекрывать ручную подпись. Хотя некоторые бухгалтеры, кадровики и секретари упорно ставят печать на подпись. Это не по госту.

Но печати может и не быть, это не нарушение. Хотя в госте об этом не сказано — наоборот, формулировка такая, будто печать обязательная. Но мы-то знаем, что нет.

Отметку о том, что это копия и она заверена, ставят внизу документа. По госту — именно внизу. Выглядит это так:

Так заверяют копию трудовой книжки по госту

Если заверяют копию для другой организации, нужно дописать, где хранится оригинал. Например, так:

Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Ромашка».

Можно добавить номер дела и поставить печать, если они есть.

Утвердите форму бланков для каждого вида документа: где и что должно быть написано. Это нужно сделать и для бумажных, и для электронных документов. Если документ отправляют по электронной почте или с электронной подписью, нужно предусмотреть защиту от изменений.

В госте есть схемы расположения реквизитов для разных документов. Если хотите соблюдать стандарт — полюбопытствуйте. Раньше было три формы, а теперь их семь. Там готовые форматы бланков. Если у вас нет особых требований к дизайну, можно использовать эти шаблоны.

Источник: https://journal.tinkoff.ru/news/gost-document/

Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту документа можно не составлять

Реквизит оформляется от нулевого положения табулятора строчными буквами, за исключением необходимых заглавных букв; точка в конце заголовка не ставится; строка не должна превышать 28 ударов; переносы в словах нежелательны; межстрочный интервал- 1.

К документам, оформленным на листе или бланке формата А5, заголовок, как правило, не составляется. Заголовок должен быть согласован с наименованием виды документа.

В зависимости от вида документа заголовок формулируется в предложном или родительном падеже (акт, протокол). Например:

ПРИКАЗ

О создании аттестационной

комиссии

или

ПРОТОКОЛ

Заседания Совета

директоров

Отметка в контроле.

Контроль исполнения документов- это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

В соответствии с ГОСТом отметка о контроле обозначается буквой или словом , наносится резиновым штампом или может быть написана от руки цветным маркером.

Отметка располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Ее цель- напомнить исполнителю, что документ контролируется.

Текст документа

Текст- это основной реквизиты документа; его печатают от нулевого положения табулятора через 3-4 межстрочных интервала от заголовка к тексту, через 1,5- 2 интервала на бумаге формата А4 и через 1 интервал- формата А5 ( между абзацами- 2 интервала). Абзацы в тексте пишут от первого положения табулятора.

Абзац– это часть текста, несущая законченную мысль и представляющая собой смысловое единство. Нормальным считается абзац, содержащий не более двух- трех предложений. Текст документа можно печатать с двух сторон листа, при этом правое и левое поля меняются местами.

Текст документа состоит из двух частей: в первой части указывается основание для составления документа; во второй- просьбы, выводы, предложения. Если текст состоит из одной фразы, то она строится по такому же принципу.

В некоторых случаях текст может содержать только вторую часть (письмо- просьбу без пояснения, приказ- распорядительную часть без констатирующей). Текст документа должен быть ясным, точным, кратким.

В тексте слова должны употребляться в том значении, какое они имеют в литературном языке, и не допускать многозначности толкования. Не следует употреблять термины, требующие объяснения их значения , дополнительного толкования.

Нельзя использовать диалектные, жаргонные, устаревшие слова и обороты. Иностранные слова могут употребляться только в том случае, если они не имеют соответствующего эквивалента в русском языке или получили многочисленное признание.

При построении текстов рекомендуется:

1) использовать сжатые синтаксические конструкции;

2) применять трафаретные словосочетания, тексты;

3) использование во всех возможных случаях простые предложения.

Текст документа может быть сплошным связанным либо представленным в форме анкеты, таблицы, трафарета или их сочетания.

Сплошной связанный текст содержит информацию об управлении действии и применяется при составлении правил, положений, писем.

Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.

Независимо от количества частей текст необходимо делить на абзацы. Сложные тексты делятся на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами и разделяются точками: 11.1.4.2.- 11-й раздел, 1-й подраздел, 4-й пункт, 2-й подпункт.

Текст документа, представленный в виде таблицы, должен быть оформлен в соответствии с ГОСТом. Таблицы могут быть в тексте документа или в приложении к нему. Все таблицы нумеруются арабскими цифрами. Нумерация таблиц текста и приложений может быть сквозной и самостоятельной. Если в документе приведена одна таблица, то она не нумеруется и слово не пишется.

21- отметка о наличии приложения.

Реквизит оформляется через 2- 4 межстрочных интервала от текста и состоит из слова , которое пишется от нулевого положения табулятора с прописной буквы; в конце ставится двоеточие; через пробел идет текст документа; оформляется строкой через один межстрочный интервал. Если документ имеет приложение, на которое указывается в тексте, то проставляется только количество листов и экземпляров.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и их экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами, пункты отделяют друг от друга двумя интервалами:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5л. в 2 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7л. в 2 экз.

Если приложении много, на них составляется опись:

Приложение: опись на 3л.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то об этом делают отметку в тексте приложения:

Приложение: письмо Департамента образования г. Омска № 02/45

и приложение к нему, всего на 7л.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается:

Приложение: Методические указания по внедрению и применению

Государственного стандарта на ОРД

(ГОСТ Р 6.30- 2003), 5 экз.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение- не во все адреса, то в тексте приложения указывается, в какой адрес оно направляется:

Приложение: 3л. в 4 экз. во второй адрес.

В распорядительном документе (постановление, приказ, распоряжение, правило, инструкция, положение, решение) ссылки на приложение указываются в самом тексте документа.

При этом приложение к распорядительному документу содержит в правом верхнем углу (пятое положение табулятора) первого листа документа слово с указанием его номера, наименованием распорядительного документа и регистрационного номера. Например:

Приложение № 2

к приказу Ростелекома № 185

от 09.12.2007

22- подпись.

Подпись- это один из основных способов утверждения документа, его обязательный реквизиты, которым выражается ответственность лица за содержание документа. Документ подписывается руководящими работниками учреждения или другими должностными лицами в соответствии с их компетенцией, установленной действующим законодательством или иными правовыми актами.

Подпись состоит:

1) из наименования должностного лица, подписывающего документ, которое печатается от нулевого положения табулятора флаговым способом (допускается центрированный способ относительно самой длинной строки) строчными буквами, за исключением заглавных; в одной строке- не более 28 ударов; переносы в словах нежелательны;

2) личной подписи должностного лица (руководителя);

3) расшифровки подписи (указываются инициалы и фамилия) от шестого положения табулятора строчными буквами, за исключением заглавных, на уровне последней строки наименования должности.

Если документ оформлен на бланке, то наименование должностного лица, подписавшего документ, пишется сокращенно. Например:

Вице- президент И.В. Лескин

Если оформление документа производится на чистом листе, то наименование должности входит полное наименование учреждения. Например:

Вице- президент Ассоциации

региональных предприятий И.В. Лескин

допускается центрировать наименование должности относительно самой длинной строки реквизита. Например:

Исполнительный директор

ЗАО А.С. Королева

Если должностное лицо, подписывающее документ, имеет ученую степень (звание), то это может быть указанно в наименовании должности. Например:

Зав. кафедрой зоологии

профессор В.С. Серов

Две и более подписей проставляются в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц. Например, документы финансового характера подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер. Их подписи располагают одну под другой через два интервала последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Директор лицея М.С. Попов

Главный бухгалтер А.С Корнева

При подписании документа несколькими лицами равных должностей подписи располагают на одном уровне.

В состав наименования должности обязательно входит название учреждения.

Первая подпись оформляется от нулевого положения табулятора, расшифровка подписи- от второго. Вторая подпись- от пятого положения табулятора, расшифровка- от шестого. Составной частью реквизита в данном случае может быть дата. Например:

Министр внутренних дел Министр юстиции

Российской федерации Российской федерации

_______________ И. О. Фамилия _______________ И. О. Фамилия

________ 2007г. ________ 2007г.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лица, а распределение обязательностей в составе комиссии. Двоеточие после слова не ставится. Подписи оформляются через два интервала. Например:

Председатель комиссии И. И. Морозов

Члены комиссии А. С. Кудрявцев

Т. Г. Синицына

При оформлении документа на бланке должностного лица в реквизите наименование должности не указывается, а оформляется только расшифровка подписи от шестого положения табулятора.

В случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, документ подписывает должностное лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель.

При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписывающего документ, его фамилия (исправления можно сделать, допечатав перед наименованием должности или ). Не допускается подписывать документы с предлогом или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического либо иного копирования, электронной цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашения сторон (ст. 160 ГК РФ).

Условия применения электронной подписи при создании машиночитаемого документа указаны в федеральных законах и .

Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно- технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и при соблюдении установленного режима их использования.

Гриф согласования документа

Согласование документа является способом предварительного рассмотрения и оценки его проекта.

В работе с ОРД согласование документа может быть внутренним и внешним.

Согласование документов производится с организациями, структурными подразделениями и предприятиями, должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащихся в проекте документа.

Внешнее согласование производится с подчиненными и неподчиненными организациями, органами государственного и ведомственного контроли, вышестоящими органами.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

Гриф согласования состоит из следующих элементов:

1) из слова «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными буквами без кавычек);

2) наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование учреждения);

3) личной подписи должностного лица и ее расшифровки;

4) даты согласования.

Реквизит оформляется ниже реквизита на 3- 4 интервала флаговым способом. Его можно оформлять центрированным способом относительно самой длиной строки реквизита. Например:

СОГЛАСОВАННО

Ректор Технического

Университета

_______ И. О. Фамилия

сентября 2007г.

или

СОГЛАСОВАННО

Ректор Финансовой академии

__________ И. О. Фамилия

сентября 2007г.

Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. При этом в самом тексте документа делается отметка . В этом случае первый гриф согласования оформляется по ГОСТу, второй- от пятого положения табулятора, расшифровка подписи- от шестого. В наименовании должности обязательно должно входить наименование организации.

Если лист согласования производится с коллегиальным органом, то гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАННО, которое пишется от нулевого положения табулятора без знаков препинания, и из названия документа в именительном падеже с указанием его даты и номера. Например:

СОГЛАСОВАННО

протокол заседания

Совета трудового коллектива

от 12.10.2007 № 12

Согласование производится соответствующим документом (письмом, протоколом), то гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАННО и полного наименования соответствующего документа в именительном падеже. Например:

СОГЛАСОВАННО

письмо Российской академии

медицинских наук

Источник: https://infopedia.su/15x6143.html

Реквизит 18 – Заголовок к тексту

Заголовок к тексту документа можно не составлять

Заголовок документа является необходимым элементом учета и систематизации. Именно по заголовку чаще всего определяется содержание документа и осуществляется его поиск. Поэтому В ГОСТе Р 6.

30-2003 определено важное требование к заголовку: «Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа».

Из этого следует, что делопроизводителю необходимо уметь формулировать заголовки с учетом требований ГОСТа: во-первых, заголовок должен точно отражать содержание; во-вторых, отражать он должен содержание кратко.

Чтобы сформулировать заголовок к тексту, необходимо учесть еще и грамматическое требование ГОСТа: «Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)? Например: Приказ о создании аттестационной комиссии; чего (кого)? Например: Должностная инструкция ведущего эксперта».

Следовательно, формальная характеристика заголовка зависит от наименования вида документа (реквизит 10), возможны заголовки в форме: а) предложного падежа с предлогами о, об, обо; б) родительного падежа без предлога.

Примеры формулировок заголовка к тексту документов разного вида:

Приказ (о чем?) — об увольнении И.И.Петрова;

Приказ (о чем?) – о проведении аттестации

Письмо (о чем?) – о сроках поставки продукции;

Распоряжение (о чем?) – об итогах ревизии

Служебная записка (о чем?) – об обеспечении отдела канцтоварами

Положение (о чем?) – об отделе рекламы;

Акт (чего?) – ревизии финансово-хозяйственной деятельности;

Акт (о чем?) – о выделении к уничтожению документов

Протокол (чего?) — общего собрания акционеров;

Правила (чего?) — проезда на Московском метрополитене;

Должностная инструкция (кого?) – секретаря-референта.

Чтобы заголовок точно отражал содержание документа, он должен включать слова, однокоренные к ключевым словам, имеющимся в тексте документа (реквизит 20).

Часто в качестве ключевых в тексте документа используются глаголы-инфинитивы, отражающие распорядительное действие, с их распространителями.

Необходимо образовать отглагольное существительное, присоединить к нему имеющиеся распространители и поставить в нужный падеж получившееся словосочетание.

К примеру, в тексте приказа первые пункты распорядительной части текста сформулирован так: «1. Утвердить инструкцию по делопроизводству. 2. Ввести в действие утвержденную Инструкцию по делопроизводству с 08.12.2013 года». Формулировка заголовка к данному тексту будет выглядеть так: «Об утверждении и введении в действие инструкции по делопроизводству».

В заголовке должна быть отражена самая главная информация. Также при его составлении нельзя допускать двоякого толкования. Если в тексте излагается несколько вопросов, то заголовок должен формулироваться обобщенно.

В документах большого объема при необходимости составляются подзаголовки.

При формулировании заголовка нежелательно использовать конструкции со словом «вопросы» (например: Вопросы работы ревизионной комиссии) в тех случаях, когда можно более четко определить содержание документа.

Более полным и точным в данном случае будет, например, заголовок: Об утверждении отчета ревизионной комиссии. Не рекомендуется включать в заголовок только фамилию лица, по поводу которого издается документ, без указания его должности и характера предписываемых действий (например: О Н.К. Петрове).

Заголовок к тексту может не содержать ключевое отглагольное существительное. Например, в тексте письма нет глаголов, отражающих распорядительные и другие действия. В таком случае из текста документа отбираются ключевые слова, отражающие основной вопрос документа (например: О сроках проведения соревнований по плаванию, или: Об обязательном экземпляре документа.

В ГОСТ Р 6.30-2003 говорится: «К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать».

Отсюда можно сделать вывод, что если документ оформлен на бумаге формата А4, заголовок к тексту – обязательный элемент.

Однако, если текст документа занимает на листе формата А4 не более 3-5 строк, необходимость в заголовке отпадает – заголовок к тексту практически повторит текст документа.

В качестве примера можно привести сопроводительное письмо, в тексте которого содержится одна фраза: «Направляю на согласование проект договора о совместной деятельности».Оформление заголовка к тексту этого документа с формулировкой «О направлении на согласование проекта договора о совместной деятельности»будет явно избыточным.

Наличие заголовка к тексту существенно облегчает и ускоряет работу по регистрации документа и в организации – авторе документа, и в организации – получателе, так как в регистрационных формах и у отправителя, и у получателя необходимо указать краткое содержание документа.

Если заголовок сформулирован, его просто переписывают в регистрационную форму (журнал, карточку, электронную базу данных), а если заголовок к тексту отсутствует, придется внимательно читать текст документа, самостоятельно формулировать его краткое содержание и только после этого заполнять регистрационную форму.

Если во входящем письме заголовок к тесту сформулирован неудачно, секретарь вправе его переформулировать (дописав от руки).

Как правило, заголовок к тексту печатается с прописной (заглавной) буквы, в конце заголовка точка не ставится (открытая пунктуация). Заголовки к тексту не берут в кавычки и не подчеркивают.

В некоторых организациях считают нужным выделять заголовки к тексту полужирным начертанием – так же, как и наименование вида документа. ГОСТ не содержит никаких рекомендаций по оформлению реквизита.

Поэтому и никаких жестких запретов на использование полужирного начертания быть не может.

Как правило, заголовок печатают от 0-го до 4-го положения табулятора.

Заголовок не должен содержать более 2—3 строк (в некоторых источниках – не более пяти строк длиной 28 знаков), каждая строка должна иметь законченный смысл, перенос в словах не допускается. Заголовок печатается через одинарный междустрочный интервал.

Если заголовок сформулирован оптимально по содержанию, но занимает более пяти строк, то при угловом его расположении может быть продлен на последней пятой строке до конца по ширине строки.

Если заголовок к тексту является логическим продолжением наименования вида документа, его можно печатать со строчной буквы. В письмах заголовок к тексту всегда печатают с прописной буквы, так как в них, как правило, отсутствует реквизит «Наименование вида документа».

На бланке документа могут быть ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизита («уголки»).

Заголовок к тексту должен быть сформулирован исполнителем – работником организации, который готовил проект документа.

Делопроизводственная практика подсказывает, что:

– на угловом бланке заголовок лучше напечатать непосредственно от левого поля, при этом он должен занимать в длину не более половины длины строки (около 7—7,5 см);

– на продольном бланке с центрированным расположением реквизитов хорошо смотрится заголовок к тексту, расположенный по центру страницы; в этом случае его длина должна быть не более 14 см, то есть текст заголовка должен отступать от левого и правого поля не менее чем на 1,25 см. Однако расположение заголовка от левого поля при продольном бланке также не будет противоречить ГОСТу.

Перенесенный на регистрационную карточку заголовок определяет рубрику информационно-справочной картотеки и тем самым дает возможность находить и использовать документ в период его пребывания в учреждении.

Заголовок, выступающий неотъемлемой частью документа, с максимальной полнотой раскрывает его содержание.

Реквизит «заголовок к тексту» также значительно облегчает обработку документа: не читая всего текста, можно получить представление о содержании документа и направить его на исполнение. Заголовок облегчает регистрацию документа, его поиск, организацию контроля.

Источник: https://megaobuchalka.ru/9/1799.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.