Стандарты оформления документов в организации

Инструкция по организация делопроизводства и документооборота в..

Стандарты оформления документов в организации

Документы в компании печатаются на бланках установленного образца.

Внутренние документы печатаются на бланке компании с указанием структурного подразделения, предназначенных для служебной переписки.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения генерального директора не могут передаваться другим организациям и лицам.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 7.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размер 12.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

  • 20 мм – левое;
  • 10 мм – правое;
  • 20 мм – верхнее;
  • 20 мм – нижнее.

5.1. Порядок оформления реквизитов документа

Документ должен иметь установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения и оформления.

  • Наименование вида документаНаименование вида документа должно быть на каждом документе за исключением писем и соответствовать содержанию документируемого вопроса.
  • Дата документаДатой документа является дата его подписания. Датой утверждаемого документа — дата его утверждения, для протокола — дата проведения заседания. Дата документа проставляется при его подписании, утверждении или при регистрации. При этом число и месяц вписываются от руки, год – может быть впечатан заранее. Пример: «01» января 2020г.Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например: 01 января 2020г.
  • Регистрационный индекс (номер) документаИндексированию подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
  • Ссылка на индекс и дату входящего документаСсылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату документа, на который дается ответ, и проставляется на бланке исходящего письма в специально отведенном месте; в текст не включается.
  • Место составления или изданияРеквизит указывается на бланке вида документа (например: приказа, постановления, решения и др.). Этот реквизит содержит сведения о том географическом пункте, где зарегистрирована организация; место нахождения юридического лица, определенное его государственной регистрацией; место составления документа.
  • Гриф ограничения доступа к документуГриф ограничения доступа к документу (например: конфиденциально, для служебного пользования) проставляется без кавычек на первом листе документа на верхнем поле справа.
  • Адресат (адресование)Документ адресуют организации, ее структурному подразделению или конкретному лицу. При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности. Если документ отправляют в несколько однородных организаций, их названия указывают обобщенно. Например: Директорам филиалов
  • Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым и т.д. адресатом не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список на рассылку, и на каждом документе указывается только один адресат. В состав реквизита «адресат» входит почтовый адрес (при необходимости).Реквизит «адресат» помещается в правой верхней части бланка напротив реквизитов организации-отправителя. При этом все строчки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю либо центрируются по самой длинной строке.
  • Заголовок к текстуЗаголовок к тексту составляется исполнителем документа во всех случаях, когда документ оформлен на бумаге формата А4. Заголовок отражает в краткой форме основное содержание документа и используется при регистрации. Заголовок должен быть кратким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием вида документа. Заголовок на бланке обычно располагают слева над текстом документа, отступив от надписи бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок печатают через один межстрочный интервал. Заголовок к тексту договоров, актов и т.п. располагают над текстом по центру документа. Точку в конце заголовка не ставят.
  • Текст документаТекст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно и кратко. должно быть увязано с ранее изданными по этому вопросу документами.

При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие принципы:

— объективность и достоверность содержания, — полнота информации, краткость изложения;

— структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение (причины, основания или цели составления документа), изложение (доказательство), заключение (выводы, просьбы, предложения, распоряжения, решения, рекомендации).

Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных документов:

— нейтральный тон изложения;— точность и ясность изложения;— исключение повторов и излишних подробностей;— употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (направляем на рассмотрение и утверждение…, проверкой установлено, что…);— ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать предложения; предоставить кредит, а не выдать кредит; обладать правом, а не владеть правом; вступать в силу, а не входить в силу);— использование отглагольных существительных (оказать содействие, а не посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать);— безличный характер изложения;— употребление специальных терминов;— использование сокращенных слов;— исключение из текста архаизмов (сего года, при сем направляем);

— исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать) и др.

Используемые в тексте наименования юридических лиц (в том числе: полные, сокращенные и на английском языке, если это предусмотрено уставом) должны точно соответствовать учредительным документам. Например: Открытое акционерное общество «ВАША КОМПАНИЯ» либо ОАО «ВАША КОМПАНИЯ»; «VAHSA KOMPAHYA» Open Joint Stock Company либо «VAHSA KOMPAHYA» OJSC.

Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них.

Наиболее краткой формой изложения сведений в документе является таблица. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Подзаголовки граф и строк грамматически должны согласовываться с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатают только номера граф. Если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово «Таблица» и указывают ее порядковый номер (без знака №). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.

Текст документа печатают, отступив 2-4 интервала от реквизита «заголовок к тексту», через 1,5 межстрочных интервала, а при объемном тексте через один межстрочный интервал.

В документах, составленных на двух и более страницах, вторая и последующая страницы нумеруются

  • РезолюцияРезолюция закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Резолюция оформляется руководителем на самом документе и состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты.

По своему характеру текст резолюции может быть двух видов:— резолюции, содержащие решение вопроса (Пример: «Зачислить», «Отказать»);— резолюции, содержащие указание на порядок подготовки вопроса. В этом случае текст резолюции должен содержать фамилию исполнителя (исполнителей), конкретное поручение и срок его выполнения.

Если в резолюции указывается несколько исполнителей, то ответственным за исполнение документа в целом является лицо, указанное первым, или за кем определен созыв исполнителей.

Соисполнители документов представляют все необходимые материалы и в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.

  • ПодписьРеквизит «подпись» располагают после текста, отступив 2-3 межстрочных интервала, а на договорах, актах и т.п. – ниже наименования организаций-участников сделки, их платежных реквизитов, указания юридических и фактических адресов сторон.Реквизит «Подпись» содержит наименование должности лица, подписавшего документ (полное, т.е. с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, без наименования организации, на документе, оформленном на бланке), личную подпись и расшифровку подписи, например:

Генеральный директор
ОАО «ВАША КОМПАНИЯ» Иванов М.Ю. Иванов

или

Генеральный директор Иванов М.Ю. Иванов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Иванов М.Ю. Иванов

Главный бухгалтер Петров А.В. Петров

Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне, например:

Генеральный директор Генеральный директорОАО «ВАША КОМПАНИЯ» ЗАО «Ваш партнер»

Иванов М.Ю.Иванов Семенов С.П. Семенов

Оттиск печати ставится либо на специально обозначенное грифом «МП» место печати, либо так, чтобы оттиском был захвачен край надписи наименования должности лица, подписывающего документ, и часть его личной подписи.

Пример:
Генеральный директор личная подпись М.Ю.Иванов

или:

Генеральный директор Генеральный директорличная подпись личная подпись

М.Ю. НИванов С.П. Семенов

мп мп

5.2. Парафирование документов

Для усиления контроля за порядком оформления договоров (приложений к договорам), количество листов в которых более одного, на окончательном варианте документа каждый лист желательно подписать (запарафировать) лицами, на подписи которых проставляются печати.

5.3. Заверение документов

Для обеспечения сохранности и во избежание внесения изменений в уже подписанные и утвержденные документы (договоры), содержащие более чем один лист, листы документа должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляются на второй и последующие листы посередине верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница» (стр.). Точки и тире не ставятся.

Если документ изготовлен на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные — на обратной.

Желательно, чтобы перед подписанием и простановкой печати документ был прошит и заверен на оборотной стороне последнего листа заверительной надписью.

Заверительная надпись: «Всего прошито и пронумеровано количество (цифрами и прописью) листов» скрепляется подписью директора и печатью компании.

Источник: https://glx.su/organizaciya-dokumentooborota/

Правила оформления документов в организации: часть 1

Стандарты оформления документов в организации

Документирование информации в организации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность РФ.

Мастер составления трудового договора – https://dogovor.ru/light/trudovoy-dogovor, позволяет за считанные минуты подготовить кадровую документация по предлагаемым шаблонам, а затем скачать его в удобном формате для вывода на печать .

        Формы и виды документов организации

Деятельность каждого предприятия связана с подготовкой большого количества различного вида документов. Только в одной службе персонала их огромное количество.

Приказы, акты, справки, заявления, договоры – все эти документы проходят через кадровую службу компании. Внутри компании существует четкий порядок, по которому каждый документ имеет свое строго определенное место в системе организационного документооборота.

Внутренние документы предприятия, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на следующие группы.

Локальные нормативные акты устанавливают общие принципы работы предприятия, устанавливают режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, систему оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора. Разрабатываются локальные нормативные акты в соответствии с действующим трудовым законодательством.Локальные нормативные акты подразделяются на:

1) документы обязательного характера (предусмотренные Трудовым кодексом (ТК)):

  • коллективный договор;
  • структура предприятия и штатное расписание (форма Т-3);
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • должностные инструкции;
  • график предоставления отпусков (форма Т-7);
  • положение об оплате труда;

2) документы рекомендательного характера:

  • положение о персонале;
  • положение об аттестации персонала;
  • положение о структурном подразделении;
  • план работы кадровой службы;
  • прогноз потребности в кадрах;

3) документы, необходимые для предприятия кадрового делопроизводства:

  • инструкция по ведению кадрового делопроизводства;
  • табель форм документов по работе с персоналом;
  • альбом форм документов по работе с персоналом;
  • регистрационные книги.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.

Внутренняя переписка на предприятии используется для документального оформления всех кадровых решений. При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами предприятия, а также между должностными лицами и руководством предприятия:

  • письмо о переводе;
  • заявление;
  • докладная записка;
  • объяснительная записка;
  • протокол;
  • представление:
  • представление о переводе;
  • представление о поощрении;
  • представление об увольнении;
  • акты;
  • распорядительные документы.

Многие из этих документов ведутся по строго определенной форме, утвержденной Госкомстатом России:

  • приказы по личному составу;
  • унифицированные формы (Т-1, Т5, Т-6, Т-8 и др.);
  • приказы, имеющие произвольную форму (о вынесении взысканий; о присвоении разряда; о совмещении профессий (должностей); об установлении надбавки; о дежурстве);
  • первичные учетные документы (личная карточка работника (форма Т-2), табель учета использования рабочего времени, акт о приеме работ (форма Т-73));
  • трудовая книжка;
  • уведомление;
  • документы индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования;
  • документы, необходимые для привлечения иностранных работников.

        Правила оформления документов

При оформлении любой информационно-справочной документации необходимо руководствоваться требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”, утвержденного Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст. Данный стандарт устанавливает состав реквизитов документов, а также требования к оформлению реквизитов и бланкам документов. Требования данного стандарта носят рекомендательный характер.

Для документов, изготовляемых на бланках, устанавливают два стандартных формата бланков документов – А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм). Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

  • 20 мм – левое поле;
  • 10 мм – правое поле;
  • 20 мм – верхнее поле;
  • 20 мм – нижнее поле.

Для предприятия, его структурного подразделения или должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

  • общий бланк. Используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов предприятия включает в себя Государственный герб РФ (герб субъекта РФ, или эмблему предприятия, или товарный знак (знак обслуживания)), наименование предприятия, дату документа, место составления или издания документа;
  • бланк письма. В зависимости от учредительных документов предприятия включает в себя Государственный герб РФ (герб субъекта РФ, или эмблему предприятия, или товарный знак (знак обслуживания)), код предприятия, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), наименование предприятия, справочные данные о предприятии;
  • бланк конкретного вида документа. В зависимости от учредительных документов предприятия включает в себя Государственный герб РФ (герб субъекта РФ, или эмблему предприятия, или товарный знак (знак обслуживания)), наименование предприятия, наименование вида документа, место составления или издания документа.

Для организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком РФ государственный язык субъекта РФ, целесообразно использование продольного бланка. При этом наименование предприятия, справочные данные о предприятии, место составления или издания документа печатают на двух языках – русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

        Особенности оформления писем

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой. Год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 01.04.2009. При этом допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 июня 2006 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например 2006.06.05. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. А ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам “Наименование предприятия” и “Справочные данные о предприятии”. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления. Оно включает в себя только общепринятые сокращения. В качестве адресата могут быть предприятия, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование предприятия и его структурного подразделения указывают в именительном падеже. При адресации документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одного предприятия, то их следует указывать обобщенно.

“Правила оформления документов в организации: часть 2”.

© Обращаем особое внимание коллег на необходимость ссылки на “DAYWORK.RU | Кадровая служба предприятия” при цитированиии (для on-line проектов обязательна активная гиперссылка)

Источник: http://daywork.ru/docs/CE0B902AC6CC3A7FC325759100326E56.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.